Использование инструмента, помогающего управлять документацией вашей компании, имеет много преимуществ, и знание того, что такое внеофисное хранение документов является первым шагом к выбору правильной системы управления документами.
Основные достоинства
Некоторые из наиболее примечательных преимуществ включают:
1. Меньше места для хранения. Затраты на хранение бумажных документов могут быстро увеличиться. В конце концов, вам нужно купить и освободить место для
шкафов, ящиков для хранения. В одном отчете было обнаружено, что физическое хранение документов занимало примерно 15 процентов от общей площади офиса. Цифровые системы хранения данных помогают избежать этого.
2. Предлагает резервное копирование/Восстановление документов. Хранение физических документов не только дорого, но и рискованно. Пожар, наводнение, землетрясение или другое стихийное бедствие могут уничтожить ценную информацию на многие годы и нанести серьезный ущерб вашему бизнесу. Благодаря электронному хранению ваших документов в системе управления документами, особенно в облачной и удаленной системе, вы сможете избежать этой проблемы и легко создавать резервные копии и защищать свою информацию.
3. Улучшает рабочие процессы. В недавнем опросе, проведенном среди 1000 респондентов, 49 процентов заявили, что им трудно найти документы, 43 процента столкнулись с препятствиями при обмене документами, а у 33 возникли проблемы с печатными версиями документов. Оптимизируйте рабочие процессы и сэкономьте время своей команды, разместив файлы в электронной системе управления документами. Поскольку система действует как простое в использовании централизованное хранилище, сотрудники могут быстро находить то, что им нужно, легко обмениваться файлами. Это упрощение помогает им тратить свое время на более важные задачи.
4. Способствует улучшению контроля организации. Даже если вы перешли на цифровые технологии, может быть сложно определить, является ли документ, который вы просматриваете, самой современной версией. Помните, что согласно опросу, 33 процента работников испытывают трудности с контролем документооборота. Очевидно, что это может привести к путанице и дезорганизации. Хорошая система управления документами предотвращает эти проблемы, отслеживая изменения и предоставляя историю документов. Таким образом, вы можете видеть все изменения и всегда иметь доступ к последней версии.
